Импорт, который никогда не кончается
Мы не раз видели, как проект по учёту начинается с большого импорта. Все серверы из системы виртуализации, все устройства из сетевого сканера, все пользователи из каталога. Двенадцать тысяч записей в первый же день. Потом команда смотрит на двенадцать тысяч ни с чем не связанных строк, устаёт и возвращается к таблице в Excel.
Дело никогда не было в строках. Дело в связях между ними, а связи проводят люди, которые понимают, как устроена услуга. Поэтому совет в этой статье намеренно скромный: опишите одну услугу, как следует, прежде чем браться за что-то ещё.
Выберите подходящую
Возьмите услугу, которая достаточно важна, чтобы её поломку заметили в течение часа, и достаточно мала, чтобы один человек понимал её от начала до конца. Расчёт зарплаты, внутренняя вики, печать, VPN, через который люди работают из дома. Только не большую бухгалтерскую систему. До неё дойдёт очередь на третий месяц, когда первые несколько услуг научат вас, как вам удобно всё описывать.
Если вы обслуживаете IT других компаний, выберите одного клиента и одну его услугу. Если вы единственный администратор, выберите то, что испортит вам отпуск, если сломается.
Запишите цепочку сверху вниз
Начните сверху, с того, что видит бизнес: продукт называется «Зарплата», а не «SQL-сервер в четвёртой стойке». Под продуктом создайте услугу. Под услугой одну или несколько её работающих копий (экземпляров): рабочую, тестовую, может быть, ещё одну в другом регионе. Под каждой копией серверы, на которых она работает.
Потом всё, что вокруг. Физическое оборудование, если сервер не виртуальный. Его сетевые адреса и участок сети, к которому они относятся (подсеть). Программы и лицензия на них. Помещение и здание. Учётные записи, которыми пользуется услуга. Проверки мониторинга, которые за ней следят. Правило резервного копирования, чтобы на вопрос «а это вообще бэкапится и как часто?» ответ был в записи, а не в чьей-то памяти.
На каждом шаге связывайте, а не перепечатывайте. Расположение сервера должно браться из стойки, стойки из помещения, помещения из здания. AverDesk передаёт эти сведения вниз по цепочке и показывает, когда два родителя расходятся, чтобы выбрали вы. Обычно именно здесь выясняется, что в таблице одно и то же название дата-центра было написано тремя разными способами.
Пусть запись станет документацией
Вот где связанный учёт перестаёт быть списком и становится документацией. В карточке услуги запишите порты, которые она слушает. Запишите внешние вещи, от которых она зависит: платёжный сервис, почтовый ретранслятор, чужой сервер лицензий. Запишите, где резервная площадка и что понадобится, чтобы на неё переключиться.
Захочется вынести всё это на страницу в вики. Не надо. Когда сведения хранятся в карточке услуги, замена сервера или смена порта меняют саму документацию, и в истории видно, кто и когда это сделал. Страница в вики про сервер устаревает на следующий день после того, как кто-то этот сервер тронул. А модель услуги и есть сервер.
Решите, кто что видит
Прежде чем кого-то приглашать, подумайте, кому к чему нужен доступ. В AverDesk у этого две половины, и их намеренно держат раздельно. Команды определяют, до какого оборудования и объектов человек может дотянуться. Роли определяют, что он может с ними делать. В приглашение можно вложить права на конкретные объекты, так что подрядчику можно дать одну услугу и больше ничего.
То, что человеку видеть не положено, скрыто, а не показано серым, поэтому модель выглядит цельной для каждого на его уровне. Если в чём-то отказано, в отказе написано почему. Человек, который работает в нескольких организациях, при оплате считается один раз. Это важно для компаний, которые обслуживают других, и для холдингов.
Для одной услуги это решение на пять минут: владелец, команда, которая её поддерживает, и, может быть, руководитель, которому хочется посмотреть. Сделайте это один раз правильно, и получится шаблон для всех следующих услуг.
Поживите с этим две недели
Теперь перестаньте описывать и начните пользоваться. Отправляйте поломки и заявки по этой услуге через службу поддержки. Объявите для неё следующие плановые работы и посмотрите, как сам заполнится список того, что они затронут. Поставьте агента на один из её серверов и взгляните на полосу статуса. Прежде чем что-то перезагрузить, сначала откройте страницу сервера.
Двух недель хватит, чтобы понять, на какие поля вы на самом деле смотрите и каких связей вам не хватает. Поправьте справочники. Потом возьмите вторую услугу. К пятой у вас сложится структура, которой вы доверяете, и большой импорт, когда вы наконец до него дойдёте, ляжет в модель, которая уже знает, куда что положить.
Если организации у вас пока нет, начните с бесплатного тарифа Free. В нём есть демо-организация, и это хорошее место, чтобы описать первую услугу дважды: один раз чтобы научиться, второй раз по-настоящему.
Начать бесплатно
IT-инвентаризация, связанные сервисы и ежедневная поддержка.
Читайте дальше
Что такое AverDesk и кому он нужен
Простое описание продукта: список всего, на чём работает компания, карта того, что от чего зависит, и служба поддержки. Всё в одном месте.
· 6 мин чтения
Внутрь ничего не входит: как AverDesk получает ваши данные
Чтобы увидеть ваши серверы, программы учёта обычно просят открыть дверь в сеть. AverDesk этого не просит. Рассказываем, как данные выходят наружу, а внутрь не попадает ничего.
· 5 мин чтения