Роман починає щорічну перевірку з об’єктів, не пов’язаних ні з чим, переносить дати ліцензій з календаря колеги в спільний список і закінчує реєстром, який сам лишається точним.
Керівник IT / власник активів
Роман відповідає за IT-техніку й ліцензії компанії. У нього торішнє вивантаження: 1400 рядків. Половина людей, записаних як відповідальні, змінили посаду. Дати поновлення ліцензій живуть в особистому календарі його колеги Катерини, яка навесні перейшла в інший відділ. Щорічна перевірка за шість тижнів, і певно відомо лише одне: десь у списку є помилки.
Деякі сервери з цих 1400 рядків давно вимкнули, але так і не прибрали. Деякі ліцензії поновили, а дату ніхто не змінив. Роман не хоче читати всі 1400 рядків один за одним. Він хоче почати з тих, де помилка найімовірніша.
Карта IT-ландшафту знаходить об’єкти без жодних зв’язків і ті, що ніколи не ведуть до того, чим користується бізнес. Це перші підозрювані. Або від них щось залежить, і ніхто цього не записав, або нічого не залежить, і їх можна списати. Перша знахідка: старий сервер резервних копій у підвалі, який уже рік нікому не потрібен. Кожне рішення записується просто на об’єкті.
Роман додає потрібні поля: відповідальний, центр витрат, кінець гарантії, дата поновлення ліцензії (власні атрибути). Значення, яке один раз задали на продукті, переходить до всіх його копій (успадкування). Якщо в копії вже є інше значення, нічого не перезаписується тихо: Роман бачить конфлікт і вирішує сам. Історія кожного поля показує, хто що змінив і коли.
Роман створює збережений вигляд «Ліцензії, що спливають за 90 днів», і особистий календар Катерини більше не потрібен. Фільтри за офісом і відповідальним (фасети) показують, де прогалини. Ліцензія антивіруса для складу спливає за п’ять тижнів, і тепер це бачать усі. Списки фільтруються на сервері, тож навіть десятки тисяч записів відкриваються швидко. Три розміри таблиці дають змогу або читати детально, або швидко переглядати.
Після перевірки AverDesk щодня шукає нові забуті об’єкти й повідомляє про них, щойно вони з’являються. Наступного року Роман почне зі списку, який щодня тримали точним. Місяць роботи перетворюється на один ранок.
